Nerede bulunur: Main → Shipping → Gönderiler — OTO’da aç ↗
Bu işlev neleri kapsar?
Gönderi oluşturma
Kutu ve ağırlık adımı
Gönderiler → Pending Orders ekranında bir veya daha fazla sipariş seçip Create Shipment’ı tıklayın; ardından hangi sözleşmeyle gönderim yaptığınıza göre With OTO Rates ya da With My Rates’i seçin. İlk adım kolidir. Önceden tanımlı bir Box Type seçin ya da Box Dimensions ve Weight değerlerini doğrudan girin; birden fazla paketli gönderiler için Add Another Box kullanılır. Kapıda ödeme de aynı adımda, açık bir soruyla ayarlanır: Collect payment from the receiver on delivery (COD)?
Şekil 1 — Çıkış ve varış noktası siparişten gelir. Package Weight ve Volumetric Weight değerlerinin siz yazarken yan yana hesaplandığına dikkat edin.
Kargo şirketi seçimi
Show Shipping Prices, gönderiye hizmet verebilecek tüm kargo şirketlerini listeler. Her satırda fiyattan çok daha fazlası yer alır:
Şekil 2 — Akıllı teslimat dolaplarından PUDO şubelerine ve kapıdan kapıya teslimata kadar, 12,00 ile 16,00 arasında yedi seçenek. Bağlantısının hâlâ doğrulanması gereken bir kargo şirketinde Select yerine Verify görünür.
Şubeye teslim istisnai değil, gerçek bir seçenektirBuradaki yedi seçenekten üçü kapınıza hiç gelmez: Koli bir akıllı teslimat dolabına ya da kargo şubesine bırakılır ve müşteri oradan teslim alır. Şubeye teslim ve PUDO genellikle bu ekrandaki en ucuz satırlardır; mağazadan gönderim yapan bir işletme için de teslim alma zaman aralığını tamamen ortadan kaldırır.
Toplu oluşturma
Aynı akış birden fazla seçili sipariş için de çalışır. With My Rates altında tek bir kontrol, kargo şirketini tüm siparişler için belirler; yine de her sipariş kendi Box Count ve Box Weight değerleriyle tek tek değiştirilebilir. Onaylamadan önce en altta güncel bir Total Cost görünür.
Şekil 3 — Her sipariş kendi rotasını gösterir ve gruptan çıkarılabilir. Sipariş bazındaki varsayılan değer Automatic Shipment’tır; böyle bırakırsanız kargo şirketini kargo otomasyonu seçer.
Özel kargo hizmetleri
Her koli ertesi gün teslim edilecek sıradan bir kutu değildir. OTO, hizmet türünü kargo şirketine iletir; böylece özel taşıma gerektiren bir gönderi teslim almada fark edilmez, baştan öyle oluşturulur. Hizmetler arasında aynı gün ve 4 saatte teslimat, ekspres, soğuk zincir, ağır ve hacimli, uluslararası gönderiler ile yukarıdaki PUDO ve akıllı teslimat dolabı seçenekleri bulunur. Kargo şirketinin her hizmeti ayrı bir bağlantı olduğu için (bkz. Kargo Şirketi Entegrasyonu), soğuk zincir hizmetinin aynı kargo şirketinin standart hizmetinden ayrı, kendi kapsama alanı ve kendi SLA’sı olur.Kapıda ödeme
Kapıda ödeme gönderinin bir parçası olarak oluşturulur ve tahsil edilecek tutar kargo şirketine iletilir. Tahsil edilen para daha sonra mutabakata akar ve orada kargo şirketinin gerçekte aktardığı tutarla eşleştirilir. Kapıda ödemeli siparişler, süreç başında korunmaya en çok değer olan siparişlerdir; Hazırlık öncesi kontroller sayfasındaki kapıda ödeme onayı ve adres doğrulama kontrollerine bakın.Teslimat zaman aralıkları için planlı gönderi oluşturma
Teslimat zaman aralığı olan bir sipariş, geldiği anda gönderiye dönüşmemelidir; zaman aralığından kısa süre önce dönüşmelidir ki kargo şirketinin süresi teslimat gerçekten yaklaştığında başlasın. OTO bu gönderileri sipariş geldiğinde değil, zaman aralığından önce otomatik olarak oluşturur. Zaman aralıklarının kendisi kargo şirketi bazında ayarlanır; bkz. Sipariş hazırlama.Arka planda kargo etiketi oluşturma
Kargo etiketleri ekranı bekletmek yerine arka planda oluşturulur. Birkaç yüz gönderilik toplu bir oluşturmada bu, kullanılabilir bir arayüz ile donmuş bir arayüz arasındaki farktır: Kargo etiketleri (AWB) hazırlanırken operatör çalışmaya devam eder.Belgeler
Gönderiler → Awaiting Pickup ekranında siparişleri seçip Print menüsünü açın. Sekiz belge kullanılabilir:
Şekil 4 — Araç çubuğunda Orders, OTO PACK, Notify ve Tools da bulunur; her sekme güncel bir sayı gösterir.
Birden fazla paketli gönderilerHer paketin kendi kargo etiketi olmalıdır. Paket sayısı 1 olarak oluşturulan bir gönderi tek bir etiket üretir; bu yüzden sonradan yeniden yazdırmak yerine sayıyı oluşturma sırasında doğru girin.
Teslim alma listesi
Delivery Company Pickup List, kargo şirketi sürücüsünün imzaladığı belgedir. Order Number, Shipment ID, Boxes Count ve Delivery Company bilgilerini listeler; en altta Total Packages ve Total Order yer alır ve her iki taraf için imza alanı bulunur. Önizlemenin üstünde bir Language seçici vardır.
Şekil 5 — Siparişlerin yanı sıra kutular da sayılır. Birden fazla kutulu bir gönderiden bir koli kaybolduğunda önemli olan sayı budur.
Teslim alma ve takip
Teslim alma talepleri
Teslim alma talepleri gönderiler oluşturulduğunda otomatik olarak, olağan akışın dışında bir alım ayarlanması gerektiğinde de elle açılır. Her talep Ayarlar → Logs → System Logs → Pick up Request Logs altında OTO Order ID, Order ID, Created Date, Shipment Number, Delivery Company, Message, Status ve LOG Status bilgileriyle kaydedilir. Message sütunu kargo şirketinin kendi yanıtını içerir; bir teslim alma gerçekleşmediğinde yanıt genellikle buradadır.
Şekil 6 — Bu ekrandaki altı kayıt türünden biri; diğerleri Shipment Error Logs, Webhook Error Logs, Inventory Sync Logs, Product Sync Logs ve Route Automation Logs.
Tek durum setiyle gerçek zamanlı takip
Her kargo şirketinin kendi durum terminolojisi vardır. OTO bunların hepsini tek bir sete eşler; böylece Aramex’teki bir gönderi ile SMSA’daki bir gönderi aynı şekilde okunur. Bu durumlar üzerine kurulan her kural, rapor ya da müşteri mesajı da özel bir istisna gerekmeden tüm kargo şirketlerinde çalışır. Bir siparişin tüm geçmişi Status History olarak açılır ve iki sekmesi vardır: Order Status History ve Packing Status History. Her satır Date, Delivery Company, Shipment ID, bir Description, Location ve standartlaştırılmış Status bilgisini kaydeder.
Şekil 7 — Gerçek bir yolculuk: bilgi alındı, alıcıya SMS gönderildi, transfer merkezinden çıktı, varış noktasına gelindi, teslim alınmak üzere bekletiliyor, transfer merkezine ulaştı ve ardından başarısız bir teslimat denemesi. Açıklama, kargo şirketinin kendi ifadesini içerir; burada düzeltilmiş teslimat adresi bekleniyor.
Başarısız teslimat yönetimi
Başarısız bir teslimat denemesi, operasyondaki en pahalı rutin olaydır ve çoğu zaman kendi hâline bırakılır. OTO deneme sayısını ve her denemenin başarısız olma nedenini kaydeder; bir deneme başarısız olduğunda otomatik mesajlar da tetikleyebilir. Böylece müşteriden adresi düzeltmesi ya da bir zaman belirlemesi, koli iade edildikten sonra değil, hâlâ kargo şirketindeyken istenir. Başarısızlık nedenleri Ayarlar → Advanced → Reason Settings altındaki kendi listenizden seçilir; bu da denemelerin serbest metinle değil, nedene göre sayılıp karşılaştırılabilmesini sağlar.Bir şeyler ters gittiğinde
İptal edip yeniden oluşturma
Bir gönderi, kargo şirketi teslim almadan önce istenildiği zaman iptal edilebilir. Gönderiler → Awaiting Pickup ekranında gönderiyi seçip Orders → Cancel Shipment’ı tıklayın. Sipariş Shipment Canceled durumuyla Pending Orders’a döner; buradan aynı ya da farklı bir kargo şirketiyle yeni bir gönderi oluşturulabilir. Bu özelliği yalnızca düzeltici değil, değerli kılan da bu son noktadır: Bir kargo şirketi teslim almalarda gecikiyorsa ya da bir şehre hizmet vermeyi bıraktıysa, etkilenen siparişler geri çekilip hiçbir şey yeniden girilmeden başka bir kargo şirketiyle oluşturulabilir.Sınırlar ve ön koşullar
İlgili sayfalar
- Kargo Şirketi Entegrasyonu: bu işlevin gönderi oluştururken dayandığı hesaplar, kapsama alanı ve SLA.
- Kargo OTOmasyonu: kargo şirketi seçimini gönderi bazında değil, otomatik olarak yapar.
- Kargo fatura mutabakatı: bu gönderilerin hangi tutarla faturalandığını kontrol eder.
- Sipariş hazırlama: yazdırma şablonları, teslimat zaman aralıkları ve paketleme tarafı.
- Müşteri Bildirimleri: bu durumlar üzerine kurulu takip sayfası ve başarısız teslimat mesajları.