Kargo Fatura Mutabakatı

Bu modüldeki diğer tüm işlevler bir gönderinin ne kadara mal olması gerektiğine karar verir. Bu işlev ise kargo şirketinin gerçekte ne kadar faturaladığını kontrol eder ve ikisinin nerede ayrıştığını gösterir. Ayda birkaç bin gönderide bu fark, başka türlü kimsenin bulamayacağı bir kalemdir.

​

Bu işlev neleri kapsar?

Kullanım sırasına göre üç sekme:

​

Sözleşme kaydetme

Bir sözleşme, fiyat satırlarından oluşan bir set olarak girilir. Her satır bu koşullarda bu kargo şirketi şu kadar ücret alır der ve gerçek bir sözleşme genellikle birkaç satır gerektirir. Form bunun nedenini açıkça belirtir: “Lütfen eklenen teslimat fiyatı için koşulları sözleşmenizin şartlarına uygun olarak seçin.”

​

Satırın kapsamını belirleme

Yedi boyut vardır; modelin, bir kargo şirketi fiyat listesini nasıl yazmış olursa olsun ona uymasını sağlayan da bunlardır:

​

Satırın ne ücretlendirdiği

Upload Shipping Prices satırları bir tablodan toplu olarak içe aktarır; ulusal bir kargo şirketinin şehir matrisini yüklemenin tek mantıklı yolu budur.

​

Gönderi başına beklenen maliyet

Shipping Price Transactions sekmesi güncel kayıttır; ürünün kendi ifadesiyle “kargo sözleşmeleriniz kullanılarak yapılan gönderileri takip etmek ve maliyetlerini otomatik olarak incelemek” için vardır. Her gönderi için bir satır: Order ID, Delivery Company, Shipment Number, Transaction Date, Transaction Type, Transaction Status, Amount, Description ve Order Status. Her sütun filtrelenebilir; böylece bir kargo şirketinin bir aylık kaydı birkaç tıklamayla görünür ve liste dışa aktarılabilir.

​

Ücrete esas ağırlık

Kargo şirketleri ücrete esas ağırlık üzerinden faturalar: gerçek ağırlık ile hacimsel ağırlık (desi) arasından büyük olanı. Hacimsel ağırlık, kolinin boyutlarının kargo şirketinin kendi bölenine bölünmesiyle bulunur (bu bölen her bağlantı için Advanced Settings altında ayarlanır). Hafif ama hacimli bir koli, ağırmış gibi faturalanır. Her iki değer de gönderi oluşturmada yan yana gösterilir; böylece herhangi bir gönderi oluşturulmadan önce bilinçli seçim yapılır. OTO daha sonra sizin kaydettiğiniz ağırlığı ve kargo şirketinin nihai faturalanabilir ağırlığını, birini diğerinin üzerine yazmadan ayrı değerler olarak saklar. Bir ağırlık anlaşmazlığını yanıtlanabilir kılan budur: Neyi beyan ettiğinizi, neyin faturalandığını ve aradaki farkı görebilirsiniz.

​

Kargo şirketinin faturasını kontrol etme

Invoice Checker, kargo şirketinin size gönderdiği faturayı alır ve OTO’nun beklediği tutarla satır satır karşılaştırır.

1. Download Template: kontrol aracının beklediği sütunları içeren bir tablo.
2. Tabloyu kargo şirketinin fatura satırlarıyla doldurun.
3. İsteğe bağlı bir Description ile yükleyin. Alanın yer tutucusu “Add a note for your team” der ve doğru kullanımı da budur: hangi kargo şirketi, hangi ay, kim takip ediyor.
4. OTO, Data Import sayfasından alınabilen ve Invoice Checker History altında listelenen bir karşılaştırma dosyası üretir.

Sınırlar, OTO’daki tüm toplu yüklemelerle aynıdır: XLSX ya da XLS, tek dosya, en fazla 100 MB. Invoice Checker History her çalıştırmayı kaydeder (Description, Request Date, Complete Date, Result File, Viewed ve Status) ve yine ürünün kendi ifadesiyle “faturalanan tutarları kargo fiyatlarınız ve işlem kayıtlarınızla karşılaştırmak” için vardır.

​

Karşılaştırmayı okuma

Aranması gereken farklar, kabaca görülme sıklığına göre:

​

Kapıda ödeme

Kapıda ödeme de aynı ilkeyle çalışır: Kargo şirketinin sizin adınıza tahsil ettiği para, gerçekte aktardığı parayla eşleştirilmelidir. Ayarlar → Payments → COD Wallet bakiyeyi tutar ve üç rakamla özetler: Expected Transfer tarihiyle birlikte Upcoming Transfer, Current Balance ve Amount Withdrawn. Ürünün ifadesiyle: “Kapıda Ödeme Cüzdanınız, kapıda ödemeli gönderiler için müşterilerden tahsil edilen ve şirket ayarlarındaki banka hesabınıza aktarılacak nakdi gösterir.” Her satırda Report Start Date ve Report End Date ile bir COD Report ID, ayrıca Transferred Amount, Remaining Amount ve Requested Amount bulunur. Mutabakatın tutamağı rapor numarası ve tarih aralığıdır: Kargo şirketinden gelen bir aktarım bir dönemi kapsar ve o dönemde teslim edilen gönderilerde tahsil edilen kapıda ödeme tutarıyla eşleştirilen de o dönemdir. Withdraw, şirket ayarlarında kayıtlı banka hesabına aktarım talep eder.

​

Birden fazla para birimi

Suudi Arabistan, BAE ve Türkiye’de gönderim yapan bir işletmenin sözleşmeleri birden fazla para biriminde olabilir; siparişlerin kendisi de bambaşka bir para biriminde fiyatlanmış olabilir. Tutarlar girişte dönüştürülmez, oluştukları para biriminde tutulur; böylece karşılaştırma aynı birimler arasında yapılır. Kargo OTOmasyonu içindeki kapıda ödeme koşulunun COD Value (Currency Type of Order) olarak adlandırılmasının nedeni de tam olarak budur.

​

İlgili sayfalar

• Kargo Şirketi Entegrasyonu: hacimsel ağırlık böleninin ve bağlantının kendisinin ayarlandığı yer.
• Kargo OTOmasyonu: Least Cost Selection burada girilen fiyatları okur; yani ikisi ancak birbiri kadar iyidir.
• Billing, Payments & COD: cüzdan, aktarım ve ödeme yöntemleri.
• İade Yönetimi: fiyat satırlarınızdaki iade ücretlerinin oluştuğu yer.