Sipariş senkronizasyonu: siparişler OTO’ya nasıl gelir

Nerede bulunur: Main → Entegrasyonlar → Satış Kanalları — OTO’da aç ↗

Siparişler OTO’ya sipariş senkronizasyonu ile girer. Çoğu, bağlı bir satış kanalından kendiliğinden gelir; geri kalanını elle oluşturur ya da toplu olarak yüklersiniz. Yönlendirme, hazırlama ve kargo gibi sonraki tüm adımlar burada başlar. Bu yüzden hatalı verinin en çok zarar verdiği yer de burasıdır.

Bir sipariş dört yoldan gelir

Yol	Ne zaman kullanılır?
Bağlı satış kanalı	Olağan durum. Siparişler mağazanızdan veya pazaryerinden otomatik olarak gelir.
Elle giriş	Telefonla verilen bir sipariş, mağazaya gelen bir müşteri veya tek seferlik bir değişim.
Toplu yükleme	Geçmiş siparişleri taşırken ya da OTO’nun henüz entegre olmadığı bir kanal için.
API	Siparişleri kendisi oluşturan özel bir e-ticaret sitesi veya ERP. Bkz. REST API.

Özellikler

Bu işlevde 7 özellik bulunur.

Satış kanallarından sipariş senkronizasyonu

Bir kanalı bağlamak için destek almadan kendiniz işlem yapabilirsiniz. Main → Entegrasyonlar → Satış Kanalları, OTO’nun entegre olduğu tüm platformların aranabilir bir kataloğunu açar. Bir platform seçip Explore Channel’a tıklayarak bağlantıyı başlatın.

Satış Kanalları sayfasındaki All Channels kataloğu — Şekil 1 — Katalogda global e-ticaret altyapıları, bölgesel site kurucular ve pazaryerleri bir arada yer alır: Shopify, Salla, WooCommerce, Zid, Adobe Commerce, OpenCart, BigCommerce, Sylius ve Ikas’tan Makane, Shahbandr, 3S Cart, Matjrah, T-Soft ve KMK’ya; yanlarında da Noon, Jumia, Jahez ve Fooder.

Bağlanan kanal Connected Channels altında; mağaza adı, Active veya Inactive etiketi ve bağlantıyı koparmadan kanalı açıp kapatmaya yarayan bir anahtarla görünür. Bağlantıyla ilgili her şey, kanalın ⋯ menüsünden yönetilir.

Bir kanalın işlem menüsü açıkken Connected Channels sekmesi — Şekil 2 — Her kanal için: Edit Credentials, Match Pickup Locations, Inventory Sync Settings, Sync Orders, Synchronize Products, Status Mapping ve Remove. Active/Inactive anahtarı, kanalın ayarlarını kaybetmeden onu duraklatır.

İşlem	Ne işe yarar?
Edit Credentials	Erişim anahtarının süresi dolduğunda veya şifre değiştiğinde yeniden kimlik doğrulama.
Match Pickup Locations	Kanalın kendi lokasyonlarını OTO’daki depo ve şubelerinizle eşleştirir; böylece yönlendirme bir kanal siparişinin nereden çıkacağını bilir.
Inventory Sync Settings	Stok bilgisinin kanala nasıl gönderileceğini belirler. Bkz. Stok senkronizasyonu.
Sync Orders	Tüm kanal için siparişleri anında çeker.
Synchronize Products	SKU’lar ve ürün adları eşleşsin diye kataloğu yeniden içe aktarır.
Status Mapping	Sipariş OTO’da ilerledikçe kanala hangi durumun bildirileceğini belirler.

İki farklı senkronizasyonBuradaki Sync Orders tüm kanalın siparişlerini çeker. Sayfanın aşağısında anlatılan Synchronize Order ise tek bir siparişi yeniden senkronize eder. Bunlar farklı yerlerde bulunan farklı işlemlerdir.

Pazaryeri sipariş senkronizasyonu

Pazaryerleri kendi e-ticaret sitenizden farklı çalışır: Müşteri ilişkisine onlar sahiptir, kendi teslim sürelerini (SLA) belirlerler ve sipariş durumlarının kendi kurallarına göre bildirilmesini beklerler. OTO pazaryerlerini ayrı bir bağlayıcı türü olarak değil, aynı katalogdaki diğer kanallar gibi ele alır. Noon, Jumia ve Jahez, e-ticaret altyapılarıyla yan yana durur; Amazon ve Trendyol da entegredir. Jahez’in işleyişi farklıdır: Siparişler OTO’ya çekilir, OTO’da hazırlanır ve teslimat için Jahez kuryelerine teslim edilir. Yani siparişi OTO hazırlar, son teslimatı pazaryeri üstlenir.

Özel durum eşleştirme

Her platform sipariş durumlarını farklı adlandırır ve hiçbiri OTO’dakilerle birebir örtüşmez. Status Mapping, her bağlı kanal için ayrı ayrı yapılandırılan bir çeviri tablosudur. Her satır dört soruyu cevaplar: Güncellemeyi hangi OTO Status tetikler, hangi Update Type gönderilir, kanalda hangi Ecom Status ayarlanır ve yanına hangi Ecom Comment yazılır? Add New Row yeni bir eşleştirme ekler; çöp kutusu simgesi siler.

Bağlı bir kanal için Status Mapping penceresi — Şekil 3 — Gerçek bir eşleştirme tablosu. Shipment Processing kanaldaki durumu executed, Collected shipped, Out for Delivery delivery yapar; iki iade durumu da restoring ve restored olur. Yorumlar şablonludur: :deliveryCompany ve takip numarası gönderim anında doldurulur.

Asıl faydalı bilgi yorumdaEcom Comment alanı değişken kabul eder; böylece müşterinin e-ticaret sitesinde gördüğü mesajda kargo şirketi ve takip numarası yer alabilir: “Shipped with :deliveryCompany”. E-ticaret sitelerinin durum seçenekleri sınırlı olduğu için bu yorum çoğu zaman durumun kendisinden daha değerlidir.

Koşullu durum güncellemeleri

Eşleştirmeyi birebir kopyalamaktan çıkarıp koşullu hale getiren şey Update Type’tır. Aynı OTO durumu farklı türde güncellemeler gönderebilir (sipariş yorumu veya gönderi kaydı gibi). Eşleştirmediğiniz bir durum ise kanala hiç bildirilmez. Bu önemlidir; çünkü her iç adımı e-ticaret sitesine göndermek sipariş geçmişini okunmaz hale getirir ve platformun müşteriye mükerrer e-postalar göndermesine yol açabilir. Yalnızca müşterinin görmesinde fayda olan adımları eşleştirin, operasyonel adımları OTO’da bırakın. Bir OTO durumunun farklı Update Type’larla birden fazla satırda yer alabileceğini de unutmayın. Yukarıdaki örnekte Shipment Processing hem bir yorum hem de bir Order Shipment kaydı gönderir.

Başarısız güncellemelerde otomatik yeniden deneme

Kanal API’leri zaman zaman hata verir: istek limitleri, zaman aşımları, kısa kesintiler. Bir satış kanalına gönderilen güncelleme ulaşmazsa OTO onu bırakmaz, yeniden dener. Böylece geçici bir hata, siparişin e-ticaret sitesinde kalıcı olarak yanlış durumda görünmesine neden olmaz. Hatalar ve yeniden denemeler Ayarlar → Logs → Integration Logs altında görünür. Bir kanalın durumları OTO ile uyuşmamaya başladığında ilk bakılacak yer burasıdır.

Elle sipariş girişi

Main → Shipping → Gönderiler ekranında Add Order’a tıklayın. Form iki adımdan oluşur. 1. adım: Receiver Details (alıcı bilgileri). Ad, telefon numarası ve ülke zorunludur; soyad ve e-posta isteğe bağlıdır. Adresi üç şekilde girebilirsiniz: Short Address Code (Suudi Arabistan ulusal adres formatı; RRRD2929 gibi dört harf ve dört rakam) yazabilir, Full Address Line ve ilgili alanları elle doldurabilir ya da Fill from Map ile konumu haritadan seçebilirsiniz.

Add Order 1. adım: Receiver Details — Şekil 4 — Zorunlu alanlar kırmızı yıldızla işaretlidir. Adres bölümüne dikkat edin: Short Address Code, Full Address Line, Building No, Street Name, Secondary Address Number, City, District ve ZIP Code. Bu, tek bir serbest metin alanı yerine Suudi Arabistan ulusal adres sisteminin yapısıdır.

2. adım: Order Details and Products (sipariş ve ürün bilgileri). Order Number alanını boş bırakırsanız OTO bir numara üretir. Order Date ve Order Value zorunludur. Order Value alanındaki not, bu tutarın olası bir hasar talebinde tazminat tutarını belirlediğini hatırlatır; bu yüzden tutarı yaklaşık girmemek gerekir. Depo veya Şube siparişin çıkış noktasını belirler. Markalar, Invoice Number ve Ref No alanları siparişi kendi sistemlerinizle eşleştirmek içindir. Ürün bilgileri bölümünde de Package Size ve zorunlu Item Description alanları bulunur.

Add Order 2. adım: Order Details — Şekil 5 — Order Value, tazminatta esas alınan beyan değeridir. Depo alanında varsayılan lokasyonunuz seçili gelir. Previous alıcı adımına döner; Add siparişi oluşturur ve sipariş diğerleri gibi yönlendirmeye girer.

Short Address Code kullanınMüşteri biliyorsa Short Address Code, sokak adresine göre hem daha hızlı yazılır hem de çok daha doğrudur. Kesin koordinatlara karşılık gelir ve Sipariş yönlendirme en yakın lokasyonu seçmek için tam olarak buna ihtiyaç duyar. Bkz. Adres ve veri düzeltme.

Toplu sipariş yükleme

Gönderiler sayfasındaki Upload Multiple Orders, Upload Orders penceresini açar. Şablonu indirin, doldurun ve yükleyin. Hiçbir sipariş oluşturulmadan önce dosya kontrol edilir; hatalı satırlar düzeltilmek üzere size bildirilirken geçerli satırlar işlenmeye devam eder. Büyük bir veri taşımada bu önemlidir: Tek bir hatalı satır yüzünden tüm dosya boşa gitmez.

Gereksinim	Ayrıntı
Format	XLSX veya XLS; her yüklemede tek dosya
Dosya boyutu	En fazla 100 MB
Zorunlu sütunlar	Customer Name · Phone Number (ülke koduyla) · Address · City · Country · Order Number · Order Date · Payment Method (`Paid` veya `Cash on Delivery`) · Grand Total · Currency
İsteğe bağlı sütunlar	Zip code · ürün açıklamaları · SKU’lar · yorumlar · ürün görselleri · ağırlık · depo
Sipariş numaraları	Benzersiz olmalıdır. Tekrarlanan numaralar reddedilir.
Şablon	Sütun adlarını ve biçimlendirmeyi değiştirmeyin; kontrol bunlara göre yapılır.

Tek bir siparişi yeniden senkronize etmek

Bir kanal güncellemesi kaçırıldığında veya geç geldiğinde, bir sipariş platformun gerisinde kalabilir. Gönderiler → Pending Orders ekranında siparişi seçin, Orders menüsünü açın ve Synchronize Order’a tıklayın.

Gönderiler sayfasındaki Orders menüsü — Şekil 7 — Synchronize Order, siparişe özel işlemler arasında yer alır. Diğer işlemlerin bazıları başka işlevlerde anlatılır: Update Sender Location ve Split Order için Sipariş yönlendirme, Put on hold için Hazırlık öncesi kontroller, Inter Depot Transfer için Sipariş hazırlama sayfasına bakın.

KapsamBu işlem platformdaki güncel durumu çeker ve uygular. Siparişin diğer verilerinin üzerine yazmaz, müşteri bildirimi tetiklemez, yalnızca Pending Orders içindeki siparişlerde çalışır ve her seferinde tek bir siparişi işler. Bir kanalın tamamını yenilemek için o kanalın menüsündeki Sync Orders’ı kullanın.

Sınırlar ve ön koşullar

Gereksinim	Ayrıntı
Bağlı bir kanal	Otomatik senkronizasyon için kanalın bağlı ve Active olması gerekir. Elle giriş ve toplu yükleme kanal olmadan da çalışır.
Eşleştirilmiş çıkış noktaları	Match Pickup Locations ayarlanana kadar kanal siparişlerinin yönlendirilebileceği bir çıkış noktası yoktur.
Depo veya şube	Bir siparişin atanabilmesi için en az bir lokasyonun tanımlı olması gerekir.
Telefon formatı	Elle girişte ve toplu yüklemede ülke kodu zorunludur.
Yükleme boyutu	Dosya başına 100 MB; her seferinde tek dosya.
Elle yeniden senkronizasyon	Her seferinde tek sipariş ve yalnızca sipariş beklemedeyken.

İlgili sayfalar

Satış Kanalları: bağlantıyı, güncellemeleri ve checkout API’sini ayrıntılı anlatan modül.
Adres ve veri düzeltme: senkronizasyonla gelen veriyi, yönlendirme kullanmadan önce temizler.
Sipariş yönlendirme: buraya gelen her siparişin bir sonraki adımı.
Stok senkronizasyonu: kanal bağlantısının diğer yarısı; stok bilgisini kanala geri gönderir.
REST API: özel e-ticaret siteleri ve ERP’ler için dördüncü giriş yolu.

Başlarken

Modüller

Entegrasyonlar

Geliştiriciler

Platform

Fiyatlandırma

Sipariş senkronizasyonu: siparişler OTO’ya nasıl gelir

Bir sipariş dört yoldan gelir

Özellikler