فحوصات ما قبل التجهيز

مكانه في المنصة: الإعدادات ← Advanced ‏← Blacklisted Customers — افتح في OTO ↖

حدّد التوجيه مكان تجهيز الطلب. ومرحلة ما قبل التجهيز هي البوابة التي يمر بها الطلب قبل أن يبدأ أحد بانتقائه: فحوصات توقف الطلب الذي لا ينبغي شحنه، ووسوم تخبر المستودع بكيفية التعامل معه، وتعديلات تُصلحه ما دام الإصلاح غير مكلف.

لماذا التعليق بدلًا من الرفض؟كل فحص هنا يعلّق الطلب ليراجعه شخص ما بدلًا من رفضه. فالطلب المعلّق يحتفظ بمكانه وبياناته وتوجيهه، ولا يضيع شيء بينما يتخذ أحدهم القرار. كما أن التعليق لا يظهر للعميل، إذ لا يُرسل أي إشعار عند تعليق الطلب.

موقعها في سير العمل

فحوصات ما قبل التجهيز بين التوجيه وتجهيز الطلبات — يُخرج التعليقُ الطلبَ من المسار، أما الوسوم فترافقه. ويحدث كلاهما بعد التوجيه، لذلك يعرف الطلب المعلّق وجهته مسبقًا عندما يُفرج عنه أحد.

التعليق التلقائي

تعمل أربعة فحوصات لحظة وصول الطلب، وتعلّقه بدلًا من السماح له بالمتابعة. وتُفعَّل الأربعة كلها من الإعدادات ← Advanced ‏← Autocorrector.

النصف العلوي من Autocorrector Settings — الشكل 1 — يقع On Hold Product وBlacklist هنا، إلى جانب مفاتيح تصحيح البيانات المشروحة في صفحة تصحيح العناوين والبيانات.

تعليق طلبات منتجات الطلب المسبق

مفتاح On Hold Product. أي طلب يحتوي على منتج محدَّد بأنه للطلب المسبق فقط يُعلَّق تلقائيًا لحظة وصوله، فلا يصل منتج لا يمكنك شحنه بعد إلى أي موظف انتقاء. ويُحفظ هذا التحديد في سجل المنتج لا في الطلب، راجع إعداد المنتجات. وهذا يعني أن علامة واحدة على SKU واحد تحمي كل طلب يحتويه، الموجود منها والجديد.

فحص العملاء في القائمة السوداء

يعلّق مفتاح Blacklist طلبات العملاء الذين أضفتهم إلى القائمة لحظة وصولها، قبل انتقاء أي شيء أو دفع أي مبلغ. ويُعرَّف العملاء بـ Customer Name وPhone Number مع رمز الدولة. أدِر القائمة من الإعدادات ← Advanced ‏← Blacklisted Customers. يأخذ Add Blacklisted Customer الاسم والرقم، وإزالة العميل من القائمة تعيد معالجة طلباته المستقبلية بشكل طبيعي. وتعرض القائمة أيضًا Blocked Order Count لكل عميل، وهو مفيد لتقدير ما إذا كان الإدخال لا يزال يستحق مكانه، ولقياس ما كلّفك إياه العملاء الذين يرفضون الاستلام مرارًا.

قائمة Blacklisted Customers — الشكل 2 — الأعمدة الثلاثة كلها قابلة للتصفية، فيمكنك في القائمة الطويلة البحث بالاسم أو الرقم، أو الترتيب حسب عدد الطلبات التي أوقفها كل إدخال فعليًا.

إضافة عميل إلى القائمة السوداء قبل تفعيل المفتاح — الشكل 3 — يطلب النموذج الاسم ورقم الجوال فقط. والتنبيه على اليمين هو رفض المنصة للإدخال: «To proceed, please enable the black list in Autocorrector Settings»، مع رابط يوصل إلى الإعداد مباشرة.

خطوتان منفصلتان، وOTO تفرض ذلكالقائمة ومفتاح Blacklist منفصلان. ولا يمكنك حتى إضافة إدخال والمفتاح معطّل، إذ تمنع OTO ذلك وتعرض رابطًا إلى الإعداد. ولا يُبلَّغ العملاء أبدًا بأنهم أُضيفوا إلى القائمة، بل تُعلَّق طلباتهم فقط.

تأكيد طريقة الدفع

يقارن مفتاح Payment Method Confirmation المبلغ المستحق على الطلب بطريقة الدفع. وعندما يتعارضان، كطلب مسجّل كمدفوع ولا يزال عليه مبلغ متبقٍ، أو طلب دفع عند الاستلام ليس فيه ما يُحصَّل، يُنقل الطلب إلى Need Confirmation بدلًا من شحنه ببيانات مالية خاطئة. وهذا هو الفحص الذي يمنع السائق من تحصيل مبلغ مدفوع مسبقًا، أو من تسليم البضاعة دون تحصيل أي مبلغ.

تأكيد طلبات الدفع عند الاستلام

تتركّز الطلبات الوهمية والاندفاعية في الدفع عند الاستلام، وفيه أيضًا يكون فشل التوصيل الأعلى تكلفة. يرسل مفتاح COD Order Confirmation إلى العميل رسالة نصية للتأكيد، ويعلّق الطلب حتى يُؤكَّد، إما بردّ العميل أو بتأكيد أحد مستخدميك نيابةً عنه. ويحدد Order Confirmation SMS Delay Time (minutes) المدة التي تنتظرها OTO قبل الإرسال. فالقيمة صفر تعني الإرسال فورًا، وتأخير بضع دقائق يمنح العميل الذي طلب بالخطأ فرصة للإلغاء قبل أن تدفع تكلفة رسالة نصية.

النصف السفلي من Autocorrector Settings — الشكل 4 — Payment Method Confirmation وCOD Order Confirmation، وتحتهما حقل تأخير الرسالة النصية. ولا ينطبق التأخير إلا على رسالة تأكيد الدفع عند الاستلام.

الوسم التلقائي

لا توقف الوسوم الطلب، بل تضيف إليه معلومات تقرؤها الخطوات اللاحقة، كالمستودع واختيار شركة الشحن وإسناد الأسطول، وتتصرف بناءً عليها.

وسم الطلبات حسب SKU

يمكن وسم الطلبات تلقائيًا حسب الـ SKU التي تحتويها، ليعرف المستودع بنظرة واحدة ودون فتح الطلب أن فيه منتجًا قابلًا للكسر أو خطرًا أو كبير الحجم أو مغلّفًا كهدية. ولأن الوسم يعتمد على SKU لا على كتابة قاعدة لكل طلب، فإن إضافة منتج إلى فئة ما تجعل كل طلب يحتويه موسومًا من تلك اللحظة. وتظهر الوسوم عمودًا في قائمة الشحنات، ويمكن التصفية بها.

وسم منطقة التوصيل

يضع مفتاح Area على كل طلب منطقة التوصيل التي يقع ضمنها عنوانه. والمناطق مضلّعات ترسمها على الخريطة في الإعدادات ← Advanced ‏← Areas، ضمن تبويب Area Settings. والمنطقة أكثر من مجرد شكل. يطلب Add Area كلًّا من Area Name، والدولة والمدينة، وCapacity (عدد الشحنات التي سيوصلها السائق هناك يوميًا)، وPriority التي تحدد المنطقة المعتمدة عند تداخل المضلّعات، وقائمة OTO Flex Drivers الذين يخدمونها. تختار المدينة في النموذج، وترسم المنطقة على الخريطة، وتُملأ الإحداثيات عند الحفظ.

قائمة المناطق في تبويب Area Settings — الشكل 5 — لكل منطقة سعة وحالة تفعيل، لذا يمكن إيقاف منطقة، أثناء إغلاق مؤقت مثلًا أو عند عدم توفر سائق، دون حذفها وفقدان المضلّع.

الخطوة 2 من Area Form: رسم المضلّع — الشكل 6 — يبدأ النموذج بـ Area Info ثم Location. ارسم الشكل على الخريطة فيمتلئ حقل Polygon بإحداثياته. والحقل نص قابل للتعديل، فيمكنك لصق مضلّع معرّف في مكان آخر بدلًا من رسمه يدويًا.

إلى أين يذهب الوسم بعد ذلك؟المنطقة هي حلقة الوصل بين الطلب وأسطولك الخاص. فبعد وسم الطلب يستطيع OTO FLEX إسناده إلى سائق يغطي تلك المنطقة، ويجد فلتر If any driver is available in location في التوجيه ما يتحقق منه.

تصحيح رمز HS

يملأ مفتاح HS Code Corrector رمز HS للطلب من سجل المنتج، فتحمل الشحنات الدولية رموز الجمارك الصحيحة دون أن يعيد أحد كتابتها لكل طلب. وكما في تحديد الطلب المسبق، فالمصدر المعتمد هو المنتج، راجع إعداد المنتجات. ورمز HS المفقود أو الخاطئ من أكثر أسباب توقف الشحنات في الجمارك شيوعًا، ولا يكتشفه أحد إلا بعد أن تكون الشحنة قد غادرت البلد.

التدخل اليدوي

تعليق الطلبات التي تحتاج إلى معالجة مسبقة

بعض الطلبات تحتاج قبل التجهيز إلى عمل لا تستطيع أي قاعدة اكتشافه: نقش، أو ضبط، أو تجميع حزمة منتجات، أو محادثة مع العميل لم تكتمل. اختر الطلب من الشحنات ← Pending Orders، ثم Orders ‏← Put on hold، وأضف ملاحظة توضح السبب، ثم أكّد. وتشترط النافذة اختيار On Hold Reason من قائمة، وتقبل إلى جانبه حقل Comments بنص حر. والسبب هو ما يجعل التعليقات قابلة للتحليل في التقارير لاحقًا، وهو ما لا تحققه الملاحظة وحدها. والأسباب من تعريفك أنت، وتديرها من الإعدادات ← Advanced ‏← Reason Settings. ولا يوجد حد زمني، فيبقى الطلب معلّقًا حتى يستأنفه أحد.

نافذة Put on hold — الشكل 8 — تُضبط Status تلقائيًا، وهي هنا Shipment On Hold by Warehouse التي تسجّل الجهة التي علّقت الطلب. وOn Hold Reason إلزامي، أما التفاصيل فمكانها Comments.

قائمة Orders في صفحة الشحنات — الشكل 7 — يقع Put on hold وEdit Order هنا، إلى جانب إجراءات التوجيه والتجهيز المشروحة في صفحاتها.

تعديل العنوان قبل الشحن

يفتح Orders ‏← Edit Order الطلب لتصحيحه ما دام في Pending Orders. ويمكن تغيير بيانات المستلم (الاسم الأول والاسم الأخير ورقم الجوال والبريد الإلكتروني) وقسم العنوان كاملًا، بما في ذلك التبديل بين Short Address Code والإدخال اليدوي. وهذه أقل اللحظات تكلفة لتصحيح العنوان؛ فبعد استلام شركة الشحن للطلب يصبح الثمن محاولة توصيل فاشلة وإعادة توصيل.

نافذة Edit Order، تبويب Receiver Details — الشكل 9 — ستة تبويبات، وليست كلها قابلة للتعديل. ففي Receiver Details وOrder Details وShipping Details تجري التغييرات، أما Packing Status History وStatus History وComments فهي سجل لما حدث للطلب بالفعل. ويقع Add Tag في شريط العنوان.

ثلاثة تبويبات ليست للتعديلقبل تغيير العنوان، يخبرك Status History عادةً بسبب الحاجة إلى تغييره: محاولة فاشلة، أو رفض من شركة الشحن، أو تصحيح لم يثبت. وComments هو مكان نقاشات فريقك حول هذا الطلب، بينما يعرض Packing Status History ما أنجزه المستودع على الطلب حتى الآن.

تعديل المنتجات قبل التجهيز

تعدّل النافذة نفسها محتوى الطلب: أوصاف المنتجات وكمياتها ضمن Order Details. استخدمها عندما يضيف العميل منتجًا أو يحذفه بعد الطلب، أو عندما لا يتطابق ما طُلب مع ما يمكن إرساله.

ما لا يمكنك تغييرهلا يمكن تغيير شريك التوصيل المُسنَد عبر Edit Order؛ ألغِ الشحنة وأعد إنشاءها، أو استخدم Update Sender Location لنقل الطلب إلى نقطة استلام طلب أخرى. ويتوقف التعديل تمامًا بمجرد خروج الطلب من Pending Orders أو استلامه من شركة الشحن.

الإفراج عن الطلب المعلّق

تتجمع الطلبات المعلّقة في تبويب Shipment On Hold، الذي يعرض عددها لحظيًا في عنوان التبويب نفسه. اختر طلبًا واستخدم send back to pending من قائمة Orders لإعادته إلى المسار. ولا يمكن تعديل الطلب وهو معلّق، فاستأنفه أولًا ثم عدّله.

يستحق المتابعةقائمة الطلبات المعلّقة التي لا تتوقف عن النمو تدل على مشكلة في العمليات لا في البيانات. ولأن الأسباب منظّمة وليست نصًا حرًا، يمكن قراءة القائمة حسب السبب، وهذا يشير عادةً مباشرةً إلى الخطوة السابقة التي تواصل إنتاج هذه الحالات.

الحدود والمتطلبات المسبقة

المتطلب	التفاصيل
الطلبات قيد الانتظار فقط	لا ينطبق التعليق والتعديل إلا على الطلبات في Pending Orders، ولا يتوفر أي منهما بعد استلام شركة الشحن للطلب.
القائمة السوداء تحتاج إلى الجزأين	مفتاح Autocorrector وإدخال في قائمة Blacklisted Customers، ولا يفعل أي منهما شيئًا وحده.
تعليق الطلب المسبق يحتاج إلى بيانات المنتج	يجب تحديد الـ SKU بأنها للطلب المسبق فقط في سجل المنتج.
رموز HS تحتاج إلى بيانات المنتج	ينسخ المصحّح الرمز من المنتج، ولا يبحث عن الرموز بنفسه.
يجب رسم المناطق	لا يضع مفتاح Area أي وسم حتى توجد مضلّعات للمدن التي تخدمها.
تأكيد الدفع عند الاستلام يحتاج إلى الرسائل النصية	يتطلب إعداد الرسائل النصية ضمن إشعارات العملاء.
صلاحيات المشرف	Autocorrector وقائمة Blacklisted Customers من شاشات الإعدادات، وتحتاج إلى صلاحية المشرف.
لا إشعار للعميل	لا يُرسل أي شيء إلى العميل عند تعليق الطلب، باستثناء رسالة تأكيد الدفع عند الاستلام، فهي الغاية من ذلك الفحص.

صفحات ذات صلة

توجيه الطلبات: يعمل قبل هذه الفحوصات ويحدد الموقع الذي تحميه.
تصحيح العناوين والبيانات: النصف الآخر من شاشة Autocorrector.
تجهيز الطلبات: الخطوة التالية للطلب بعد الإفراج عنه.
إعداد المنتجات: حيث تُضبط علامات الطلب المسبق ورموز HS.
تخطيط OTO FLEX: يستخدم وسم المنطقة لإسناد السائقين.

البدء

الأنظمة

عمليات الربط

المطورون

المنصة

الباقات والأسعار

فحوصات ما قبل التجهيز

موقعها في سير العمل