مطابقة فواتير الشحن

كل الوظائف الأخرى في هذا النظام تحدد كم يجب أن تكلف الشحنة. أما هذه الوظيفة فتتحقق مما فوترته شركة الشحن فعليًا، وتُظهر لك مواضع الاختلاف بينهما. ومع بضعة آلاف من الشحنات شهريًا، يكون هذا الفرق بندًا لا يكتشفه أحد بغير ذلك.

​

ما الذي تغطيه هذه الوظيفة؟

ثلاثة تبويبات، بترتيب استخدامها:

​

تسجيل العقد

يُدخَل العقد كمجموعة من صفوف الأسعار. يقول كل صف في هذه الظروف تتقاضى هذه الشركة هذا المبلغ، والعقد الحقيقي يحتاج عادةً إلى عدة صفوف. والنموذج يوضح السبب صراحةً: «يرجى اختيار الشروط وفقًا لبنود عقدك لسعر التوصيل المحدد الذي تتم إضافته».

​

تحديد نطاق الصف

تتوفر سبعة أبعاد، وهي ما يجعل النموذج يناسب أي طريقة اختارتها شركة الشحن لكتابة جدول أسعارها:

​

ما الذي يحتسبه الصف

يستورد Upload Shipping Prices الصفوف دفعة واحدة من جدول بيانات، وهي الطريقة المعقولة الوحيدة لتحميل مصفوفة مدن شركة شحن وطنية.

​

التكلفة المتوقعة لكل شحنة

تبويب Shipping Price Transactions هو السجل المتجدد؛ وبعبارة المنصة نفسها هو موجود «لتتبع الشحنات التي تتم باستخدام عقود الشحن الخاصة بك ومراجعة تكاليفها تلقائيًا». صف واحد لكل شحنة: Order ID وDelivery Company وShipment Number وTransaction Date وTransaction Type وTransaction Status وAmount وDescription وOrder Status. يمكن فلترة كل عمود، فعرض شهر واحد لشركة شحن واحدة لا يتطلب سوى نقرتين، ويمكن تنزيل القائمة.

​

الوزن المحتسَب

تحتسب شركات الشحن الفاتورة على أساس الوزن المحتسَب، أي الأكبر بين الوزن الفعلي والوزن الحجمي. والوزن الحجمي هو أبعاد الطرد مقسومة على معامل القسمة الخاص بشركة الشحن (ويُضبط لكل ربط في Advanced Settings). فالطرد الخفيف الكبير الحجم يُحتسب كأنه ثقيل. يظهر الرقمان جنبًا إلى جنب عند إنشاء الشحنة، فيكون الاختيار مبنيًا على معرفة قبل حجز أي شيء. ثم يحتفظ OTO بالوزن الذي سجّلته وبالوزن النهائي المفوتَر من شركة الشحن كقيمتين منفصلتين، دون أن تحل إحداهما محل الأخرى. وهذا ما يجعل النزاع على الوزن قابلًا للحسم: ترى ما صرّحت به، وما فوتروه، والفرق بينهما.

​

تدقيق فاتورة شركة الشحن

يأخذ Invoice Checker الفاتورة التي أرسلتها شركة الشحن ويقارنها، بندًا ببند، بما توقّعه OTO.

1. Download Template: جدول بيانات بالأعمدة التي تتوقعها أداة التدقيق.
2. املأه ببنود فاتورة شركة الشحن.
3. ارفعه مع Description اختياري. النص الإرشادي في الحقل هو «Add a note for your team»، وهذا هو الاستخدام الصحيح له: أي شركة شحن، وأي شهر، ومن يتابع الموضوع.
4. يُنتج OTO ملف مقارنة متاحًا من صفحة Data Import ومدرجًا ضمن Invoice Checker History.

الحدود هي نفسها لكل عمليات الرفع الجماعي في OTO: XLSX أو XLS، ملف واحد، حتى 100 ميجابايت. يسجّل Invoice Checker History كل عملية تدقيق (Description وRequest Date وComplete Date وResult File وViewed وStatus)، وهو موجود، بعبارة المنصة مجددًا، «لمقارنة المبالغ المفوتَرة بأسعار الشحن وسجلات المعاملات لديك».

​

قراءة المقارنة

الفروق التي تستحق البحث عنها، مرتبة تقريبًا حسب تكرار ظهورها:

​

الدفع عند الاستلام

يعمل الدفع عند الاستلام بالمبدأ نفسه: المبالغ التي حصّلتها شركة الشحن نيابةً عنك يجب مطابقتها بالمبالغ التي حوّلتها فعليًا. تحتفظ الإعدادات ← Payments ‏← COD Wallet بالرصيد، وتلخّصه في ثلاثة أرقام: Upcoming Transfer مع تاريخ Expected Transfer، وCurrent Balance، وAmount Withdrawn. وكما تقول المنصة: «تمثل محفظة الدفع عند الاستلام النقد المحصَّل من العملاء في شحنات الدفع عند الاستلام، والذي سيُحوَّل إلى حسابك البنكي المسجل في إعدادات الشركة». يحمل كل صف COD Report ID مع Report Start Date وReport End Date، إضافة إلى Transferred Amount وRemaining Amount وRequested Amount. ومعرّف التقرير ونطاقه الزمني هما مفتاح المطابقة: فالتحويل القادم من شركة الشحن يغطي فترة، وهذه الفترة هي ما تطابقه بمبالغ الدفع عند الاستلام المحصَّلة من الشحنات المسلَّمة خلالها. ويطلب زر Withdraw تحويلًا إلى الحساب البنكي المسجل في إعدادات الشركة.

​

تعدد العملات

العميل الذي يشحن عبر المملكة العربية السعودية والإمارات وتركيا لديه عقود بأكثر من عملة، وقد تكون الطلبات نفسها مسعَّرة بعملة أخرى. تُحفظ المبالغ بالعملة التي نشأت بها دون تحويلها عند الإدخال، فتتم المقارنة بين قيم متماثلة. ولهذا السبب تحديدًا يحمل شرط الدفع عند الاستلام في أتمتة الشحن اسم COD Value (Currency Type of Order).

​

صفحات ذات صلة

• ربط شركات الشحن: حيث يُضبط معامل قسمة الوزن الحجمي والربط نفسه.
• أتمتة الشحن: تقرأ Least Cost Selection الأسعار المدخلة هنا، فجودة كل منهما مرهونة بالأخرى.
• Billing, Payments & COD: المحفظة والتسوية وطرق الدفع.
• إدارة المرتجعات: حيث تُتكبَّد رسوم الإرجاع المذكورة في صفوف أسعارك.